Comment intégrer des cours d’anglais en entreprise dans un horaire de travail chargé ?

Vous voulez offrir des cours d’anglais en entreprise à vos employés, mais vos semaines sont déjà bien remplies. Entre les commandes à expédier, les clients qui attendent une réponse et les réunions qui s’enchaînent, trouver une plage horaire devient vite le premier obstacle.

Pour les gestionnaires et les responsables des ressources humaines, la question est très concrète : quand les employés pourront-ils suivre leurs cours sans désorganiser le travail de l’équipe ? Il faut regarder les tâches de chacun, les périodes les plus chargées et le temps qu’il sera possible de réserver à la formation.

Voici 5 points à examiner pour préparer un horaire réaliste.

1. Trouver un créneau que les employés peuvent respecter

Une heure libre dans l’agenda d’un directeur ne l’est pas nécessairement pour son équipe. Un représentant aux ventes peut plus de temps en début de journée. Une personne au service à la clientèle doit tenir compte des périodes où les appels sont les plus nombreux. En production, il faut aussi prévoir qui prendra le relais pendant le cours.

Avant de fixer l’horaire, consultez les apprenants ou/ou participants. Demandez-leur quelles plages ils peuvent réserver de façon régulière, puis comparez ces disponibilités avec les contraintes du service. Vous pourrez ainsi repérer les conflits avant le début de la formation.

Pour les cours de groupe, vérifiez que les employés peuvent se libérer en même temps. Si leurs horaires sont difficilement compatibles, il peut être nécessaire de revoir les regroupements ou d’envisager des cours privés.

2. Choisir une fréquence réaliste

Au moment de lancer une formation, il est tentant de vouloir avancer rapidement. Le rythme choisi doit toutefois pouvoir être maintenu pendant plusieurs semaines.

Chez CLIC Services Linguistiques, les séances d’anglais durent généralement 1h00 ou 1h30. La durée et la fréquence sont établies selon les objectifs, le niveau de départ et les disponibilités des participants.

• Une séance 1h00 par semaine peut convenir à une équipe dont les disponibilités sont limitées.
• Deux séances par semaine peuvent être envisagées lorsque les employés disposent de plus de temps et que ce rythme correspond aux objectifs de formation.

3. Réserver le temps nécessaire à la formation

Le cours est inscrit au calendrier, mais les demandes continuent : un collègue pose une question, un client appelle ou une réunion est déplacée. L’employé essaie alors de suivre sa séance tout en répondant aux sollicitations de son poste.

Pour lui permettre de participer pleinement, informez l’équipe que cette plage est réservée à la formation linguistique. Selon les tâches, il peut être utile de désigner une personne qui prendra les appels ou répondra aux demandes pendant le cours.

Le gestionnaire peut aussi veiller à ne pas ajouter de rencontres internes aux mêmes heures. Quant aux absences et aux changements d’horaire, clarifiez les modalités avec l’organisme de formation avant le démarrage. Les participants sauront ainsi comment signaler un imprévu et quelles conditions s’appliquent.

4. Préparer les conditions des cours en ligne

Lorsque les employés travaillent dans plusieurs établissements, les déplacements peuvent compliquer l’organisation. Les cours d’anglais en ligne permettent de suivre la formation depuis le lieu de travail ou de la maison, selon l’organisation convenue.

Les formations en ligne de CLIC Services Linguistiques sont données en direct avec un enseignant sur Microsoft Teams. Les participants peuvent poser leurs questions, échanger et pratiquer l’anglais pendant la séance.

Avant le premier cours, vérifiez que chacun dispose : 

• d’une connexion internet stable 
• d’écouteurs et d’un microphone qui fonctionnent bien;
• d’un espace assez calme pour parler et écouter.

Un employé installé près d’un comptoir achalandé ou dans un bureau où les interruptions sont fréquentes peut avoir du mal à participer. L’endroit où se déroule le cours mérite donc autant d’attention que l’heure choisie.

5. Réutiliser l’anglais dans les tâches quotidiennes

Une formation peut servir à préparer des échanges qui font déjà partie du travail. Un employé qui doit appeler un fournisseur peut pratiquer cette conversation avec son enseignant. Une personne qui présente un projet à un client anglophone peut travailler son introduction et les réponses aux questions attendues.

Entre les séances, quelques occasions de pratique peuvent s’insérer dans la journée : 

• préparer une réponse à un client avec qui les échanges se font en anglais ;
• revoir le vocabulaire d’un appel à venir ;
• consulter un court document en anglais lié à un projet.

Ces activités doivent rester adaptées au niveau et au temps disponible. Discutez-en avec l’enseignant pour choisir des exercices utiles et réalisables. Une longue liste de devoirs peut être difficile à intégrer à une semaine déjà chargée.

Préparer votre projet avec CLIC Services Linguistiques Avant de demander une proposition, rassemblez quelques informations : le nombre d’employés à former, les situations dans lesquelles ils utilisent l’anglais, leurs disponibilités et les périodes où leur présence est indispensable au travail. Une évaluation linguistique peut aussi aider à préciser leur niveau de départ.

CLIC Services Linguistiques est une école de langues qui offre cours d'anglais aux entreprises partout au Québec. Les formations sont proposées en formule privée ou à des groupes composés d’employés d’une même entreprise. Le contenu, la fréquence et l’horaire sont établis selon les besoins des participants et de l’organisation.

Vous souhaitez offrir des cours d’anglais à vos employés ? Communiquez avec CLIC Services Linguistiques pour nous présenter vos objectifs et vos disponibilités. Nous pourrons examiner avec vous une formule adaptée à votre équipe et vous préparer une proposition.