Anglais des affaires : comment préparer un appel avec un client anglophone?

Vous devez appeler un client anglophone pour confirmer une commande, expliquer un délai ou faire le suivi d’un dossier? Avant même de composer le numéro, vous cherchez peut-être vos mots et imaginez les questions auxquelles vous devrez répondre.

En anglais des affaires, préparer un appel ne signifie pas apprendre un long texte par cœur. Quelques renseignements bien organisés, des formulations utiles et un objectif précis vous donnent des points de repère pour mener la conversation avec un client anglophone.

Voici cinq étapes à pratiquer pour vos appels professionnels, avec des expressions anglaises et leur traduction.

1. Préciser le but de l’appel

Commencez par une question simple : qu’est-ce qui doit être réglé à la fin de cette conversation? Il peut s’agir de confirmer une date, d’obtenir une information manquante ou de convenir d’une prochaine étape.

Notez votre objectif en une phrase, puis préparez une façon de l’annoncer :

“I’m calling about your order.”
« Je vous appelle au sujet de votre commande. »

“I’d like to confirm the delivery date.”
« J’aimerais confirmer la date de livraison. »

Si plusieurs sujets doivent être abordés, classez-les par priorité. Cette courte liste vous aidera à retrouver le fil après une question ou une interruption. Pour un premier exercice, choisissez un appel qui porte sur une seule demande.

2. Préparer les renseignements utiles

Avant l’appel, rassemblez les documents dont vous pourriez avoir besoin : numéro de commande, dates, coordonnées, description du produit ou notes du dernier échange.

Repérez aussi quelques mots propres au dossier. Selon la situation, il pourrait s’agir de delivery date — date de livraison —, de invoice — facture — ou de shipping address — adresse de livraison.

Préparez une question pour vérifier un renseignement :

“Could you confirm the order number, please?”
« Pourriez-vous confirmer le numéro de commande, s’il vous plaît? »

Gardez de quoi prendre des notes. Écrivez distinctement les nombres et les dates, puis relisez-les à voix haute. Pour un rendez-vous entre régions ou pays, prévoyez de préciser le fuseau horaire.

L’objectif est d’avoir les informations essentielles sous les yeux, sans devoir chercher dans plusieurs documents pendant la conversation.

3. Ouvrir la conversation simplement

Présentez-vous, nommez votre entreprise et indiquez la raison de votre appel. Vérifiez ensuite si votre interlocuteur peut vous accorder quelques minutes.

“Hello, this is Marie from CLIC Services Linguistiques. I’m calling about your order.”
« Bonjour, ici Marie de l’entreprise CLIC Services Linguistiques. Je vous appelle au sujet de votre commande. »

“Do you have a few minutes to discuss it?”
« Avez-vous quelques minutes pour en discuter? »

Dans cet exemple fictif, le prénom et l’entreprise servent uniquement à illustrer la formulation.

Entraînez-vous à dire votre introduction à voix haute avant l’appel. Vous pouvez garder quelques mots-clés devant vous et laisser des pauses pour permettre au client de répondre.

S’il n’est pas disponible, convenez d’un autre moment plutôt que de commencer immédiatement toutes vos explications.

4. Demander une précision au bon moment

Un nom mal entendu ou une échéance imprécise mérite une question. Vous pouvez faire répéter une partie de la réponse ou vérifier votre compréhension avec une reformulation.

“Could you repeat the last part, please?”
« Pourriez-vous répéter la dernière partie, s’il vous plaît? »

“Just to confirm, you need the delivery by Thursday, correct?”
« Pour confirmer, vous avez besoin de recevoir la livraison au plus tard jeudi, c’est bien cela? »

Dans cette deuxième phrase, by Thursday exprime une échéance : jeudi au plus tard. Cette précision est différente d’une livraison prévue exactement jeudi.

Accordez une attention particulière aux quantités, aux adresses et aux engagements. Une question courte au moment où l’information est donnée permet de vérifier un détail avant de poursuivre l’échange.

5. Confirmer la prochaine action

Avant de terminer, résumez ce qui a été convenu. Qui fera quoi, et à quel moment? Cette conclusion donne une suite claire à la conversation.

“I’ll email you the confirmation this afternoon.”
« Je vous enverrai la confirmation par courriel cet après-midi. »

“I’ll check with our team and get back to you tomorrow.”
« Je vais vérifier auprès de notre équipe et vous donner des nouvelles demain. »

Choisissez une formulation qui correspond à ce que vous pouvez réellement faire. Si une information reste à vérifier, dites-le et annoncez le suivi prévu.

Après l’appel, relisez vos notes. Un bref courriel peut reprendre les renseignements importants, la prochaine action et l’échéance convenue.

Un exemple de dialogue professionnel

Marie : “Hello, Alex. This is Marie from CLIC Services Linguistiques. I’m calling about your order. Do you have a few minutes?”
« Bonjour Alex. Ici Marie de l’entreprise CLIC Services Linguistiques. Je vous appelle au sujet de votre commande. Avez-vous quelques minutes? »

Alex : “Yes. Could you confirm the delivery date?”
« Oui. Pourriez-vous confirmer la date de livraison? »

Marie : “I’ll check with our shipping team and email you an update by 3 p.m. today.”
« Je vais vérifier auprès de notre équipe d’expédition et vous envoyer une mise à jour par courriel aujourd’hui, au plus tard à 15 h. »

Alex : “That works for me. Thank you.”
« Cela me convient. Merci. »

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